cahier des charges du déménagement de votre entreprise

déménagement de votre entreprise

caisse fermée
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Guide du transfert d’entreprise

Transférer une entreprise est toujours un moment délicat. Vous souhaitez maintenir votre activité en cours et votre productivité, en minimisant les risques et en maîtrisant le planning et les coûts du déménagement. Un cahier des charges complet vous permet d’élaborer une organisation efficace en déterminant les grandes étapes du déménagement de l’entreprise : organisation, inventaire, implantation du mobilier…

Formalités administratives

Prévenir clients, fournisseurs et administrations
déménagement de votre entreprise
Les nombreuses formalités administratives à remplir dans le cadre d’un transfert d’entreprise nécessite une organisation par ordre de priorité. Voici les démarches à suivre :
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– Résilier ou migrer les abonnements divers : Téléphone, internet, électricité, Courrier.
– Contacter les entreprises qui louent du matériel (machine à café, photocopieur) pour la remise en service dans les nouveaux locaux et pour une éventuelle renégociation…
– Signaler votre changement d’adresse aux diverses administrations : Sécurité sociale, Urssaf, caisse de retraite, abonnements à la presse…
– Organiser la redirection du courrier de la société.
– Résilier les différents contrats d’assurance associés aux locaux actuels.
– Modifier tous les outils de communication online et offline comme les cartes de visite et les plaquettes commerciales avec l’adresse des nouveaux locaux.
– Changer l’immatriculation de la société à la préfecture et faire modifier le Kbis.
– Modifier les cartes grises du parc de véhicules.
– Prévenir les impôts et la trésorerie principale du changement d’adresse.
– Communiquer le changement d’adresse aux clients

Bien gérer les baux commerciaux

Une gestion appropriée de l’ancien bail

Lors d’un transfert d’entreprise, la gestion du bail commercial débute par la résiliation de l’ancien bail par lettre recommandée avec A/R. Il s’agit à ce moment-là de faire attention au préavis inscrit sur le bail et d’anticiper l’état des lieux de sortie, ainsi que l’annonce du déménagement aux salariés. Il faut, ensuite, vérifier consciencieusement le bail commercial et notamment les clauses qui concernent le préavis. Attention à ne pas avoir de surcout supplémentaire avec l’ancien bail. Adopter un bon timing évitera de payer des frais excessifs.

Une vérification scrupuleuse du nouveau bail commercial

La priorité vis-à-vis du nouveau bail est de contrôler la concordance des délais du préavis. On peut demander au propriétaire du nouveau bail une fiche de description (plan, charges, durée de location). Une contre visite des lieux est souvent intéressante pour vérifier que le local convient et que rien n’a été oublié. C’est le moment idéal pour noter chaque défaut, contrôler les éléments indispensables et vérifier tout ce qui peut intéresser la future installation. Il faut notamment veiller à :

– Vérifier la présence de gaines pour les câbles informatiques et l’installation téléphonique.
– Réaliser un audit des installations futures : gaines informatiques, climatisation, sécurité…
– Estimer les travaux à réaliser pour adapter les locaux à votre activité.
Plusieurs autres éléments doivent être observés au niveau du contrat. Il faut vérifier le nombre d’exemplaires, le nom du locataire, le nom du propriétaire, les caractéristiques du local, l’énumération des communs, le prix et les dates de règlement des loyers, l’acticité exclusive… Enfin, il s’agit d’estimer le cout des aménagements à prévoir dans les nouveaux locaux.

Anticiper les travaux des futurs locaux

Prévoir à l’avance les travaux dans les locaux actuels et futurs et mettre en concurrence différents prestataires est souvent judicieux. Cela permet de prendre le temps d’évaluer plusieurs devis, faire coïncider votre calendrier et ainsi réduire les coûts de ces travaux.

Rédiger  un cahier des charges pertinent

Un déménagement serein

Formalisé à l’avance, un déménagement peut devenir facile. Plusieurs points importants permettent d’éviter certaines contraintes. Il s’agit de prévoir de nombreux détails importants : les transferts de mobilier et des dossiers, leur emballage, la nature du nouveau mobilier. Il faut également prévoir le nombre de personnes transférées et leur installation. Se posent ensuite, des questions de sécurité, de gestion des nouvelles prestations liées aux nouveaux locaux…

La formalisation d’un cahier des charges précis fixe les besoins, empêche les oublis et permet d’éviter les dépassements de devis.

Exemple de points clés du cahier des charges

– Présentation et description de l’entreprise
– Fourniture de plans et des accès (parkings, sorties de secours, ascenseurs…
– Inventaire des volumes et des quantités de matériel à déménager
– Planning d’exécution.
– Interventions du prestataire (emballage, déballage, protection)
– Prestations exécutées par le déménageur (inventaire, plans, réunions internes)
– Encadrement et qualification du personnel
– Attestation d’assurances
– Contraintes particulières (délai de réponses, pénalités de retard, modalités de paiement)