Les locaux de votre entreprise ne conviennent plus à votre activité et vous pensez bientôt déménager ? Le déménagement des bureaux d’une entreprise ne se décide pas du jour au lendemain. Bien souvent, il s’agit d’une décision mûrement réfléchie, car elle occasionne des frais ainsi qu’un grand bouleversement organisationnel pour les salariés de la société.
Vous vous demandez comment planifier au mieux le déménagement de votre entreprise ? Move Office vous conseille.
Trouver des locaux professionnels adaptés aux nouveaux besoins de votre entreprise
Votre activité se développe depuis quelques mois et vos bureaux vont bientôt devenir trop petits ? Avant de donner votre préavis, nous vous conseillons vivement de trouver de nouveaux locaux.
Mais attention : changer ses bureaux représente un réel investissement financier. Il convient donc de ne pas se tromper lors de la recherche de ses nouveaux bureaux. Commencez par établir vos nouveaux besoins :
- De quelle surface avez-vous besoin ?
- Cherchez-vous un open-space ou de multiples bureaux individuels ?
- De combien de salles de réunion avez-vous besoin ?
- Qu’attendez-vous des espaces communs : une cuisine équipée ? Une salle de repos ?
- De quel type de branchement aurez-vous besoin pour installer votre matériel informatique ?
Une fois que vous aurez une meilleure idée de ce que vous recherchez, vous pourrez plus facilement trouver des bureaux qui répondront aux véritables besoins de votre entreprise. Une fois que vous aurez trouvé les locaux professionnels qui répondent à vos critères et que le contrat sera signé, vous pourrez envoyer votre préavis. Idéalement, celui-ci doit être envoyé 6 mois avant le déménagement d’entreprise.
Réaliser un inventaire
Vos nouveaux locaux seront différents de vos bureaux actuels. C’est pourquoi il est recommandé de procéder à un inventaire afin de faire le point sur le mobilier, le matériel informatique ainsi que les divers documents qui sont en votre possession : peut-être que vous n’aurez pas besoin de tout emporter dans vos nouveaux locaux ? Définissez avec précision ce que vous allez emporter avec vous lors du déménagement d’entreprise et ce dont vous souhaitez vous débarrasser.
Préparer un cahier des charges
Le cahier des charges du déménagement est un document de la plus grande importance. En effet, celui-ci devra être remis à votre société de déménageurs professionnels. Celle-ci aura ainsi une idée plus précise de ce qui est attendu lors du déménagement de l’entreprise.
Sur ce document, peuvent figurer de nombreuses informations factuelles : superficie des locaux, volume d’affaires à déménager, branchements informatiques, etc.
Démarcher des déménageurs professionnels
Une fois que vous aurez le cahier des charges à votre disposition, prenez le temps de démarcher plusieurs déménageurs de bureaux. Une fois que vous aurez reçu les devis, vous pourrez choisir la société avec laquelle vous vous sentez le plus en confiance. N’hésitez pas à faire attention aux avis des clients sur les réseaux sociaux ainsi qu’au bouche à oreille. Idéalement, votre choix doit être fait 3 mois avant le déménagement des bureaux.
Informer les salariés du déménagement des bureaux
Savez-vous que vous êtes dans l’obligation d’informer les représentants du personnel 3 mois avant la date du déménagement ? Pensez aussi à rapidement communiquer auprès des collaborateurs de votre entreprise. En effet, il ne faut pas oublier que le déménagement des locaux professionnels peut être une source d’angoisse et il convient de laisser le temps à vos équipes de s’y préparer au mieux.
S’occuper des diverses démarches administratives
Lors du déménagement d’une entreprise, il existe de nombreuses démarches administratives :
- Changer sa ligne téléphonique
- Signaler son changement d’adresse aux organismes comme le centre des impôts, l’URSSAF, la caisse de retraite, la poste, mais également à ses fournisseurs et ses clients.
- Modifier l’immatriculation et le Kbis de la société
Organiser l’empaquetage des effets de l’entreprise et le transfert du matériel informatique
Emballer les effets et se charger du transfert du matériel informatique d’une entreprise, cela demande des compétences bien spécifiques afin de garantir l’état ainsi que la sécurité des données et des biens. Idéalement, vous pouvez demander à votre société de déménagement de s’en charger pour vous. N’hésitez pas à vous rapprocher de l’équipe de Move Office pour en savoir plus sur la planification du déménagement d’une entreprise : nous pourrons vous accompagner à chaque étape.