Comment choisir son prestataire pour stocker ses archives ?

Les locaux de votre entreprise ne sont plus adaptés aux besoins de votre activité en pleine croissance et vous comptez bientôt déménager vos bureaux ? C’est une excellente initiative qui témoigne de la bonne santé de votre entreprise.

Cependant, le déménagement d’une entreprise n’est généralement pas une décision qui est prise à la légère, car elle occasionne des frais ainsi que des questionnements logistiques.

Du côté de votre entreprise, vous vous interrogez peut-être sur le stockage de vos archives : comment les conserver en toute sécurité pendant le déménagement des bureaux ? Est-il préférable d’externaliser ses archives pour gagner de la place dans les nouveaux bureaux, mais également pour accroitre la sécurité des documents ?

Quelles que soient vos interrogations sur le stockage des archives, il est important que vous vous fassiez accompagner par un prestataire de confiance. Découvrez nos conseils pour bien le choisir !

Une entreprise spécialisée dans la gestion des archives et des documents

Pour le stockage ainsi que la gestion de vos archives et des documents de votre entreprise, nous vous recommandons de vous adresser à une société spécialisée dans l’archivage. En effet, si vous choisissez de vous faire accompagner par un prestataire dont ce n’est pas le métier, vous ne bénéficierez pas des mêmes garanties, à savoir :

  • Un lieu de stockage totalement adapté à la conservation des documents
  • Un lieu de stockage sécurisé
  • Un conditionnement adapté à vos archives

Bonne nouvelle : chez Move Office, nous ne nous chargeons pas uniquement des déménagements d’entreprise. En effet, depuis quelques années, nous avons développé un service de gestion des archives et des documents.

Nous connaissons parfaitement la réglementation liée à la conservation des archives dans le monde de l’entreprise : vous pouvez avoir confiance en notre société pour stocker vos documents en toute sécurité.

Combiner notre offre de déménagement et de stockage est une bonne solution pour gagner du temps et mieux maîtriser ses coûts : n’hésitez pas à nous demander un devis complet.

Un prestataire réactif

Confier ses archives à un prestataire ? Pourquoi pas ! Mais devoir attendre plus d’une semaine pour récupérer ses documents archivés ? Non merci !

Il est important de se faire accompagner par un prestataire réactif qui pourra rapidement vous ramener vos archives, sur simple demande. Par exemple, chez Move Office, en fonction de la formule choisie, vous pourrez retrouver toutes vos archives dans un délai allant de 12 à 48h. Pratique si vous avez besoin de récupérer un document important à la dernière minute.

Une société qui personnalise son offre en fonction de vos besoins d’archivage

Des entreprises qui proposent un service d’archivage, il en existe de nombreuses. Mais toutes ne font pas l’effort de personnaliser leur offre en fonction des besoins de leurs clients. Pour éviter de tomber dans ce piège, vous pouvez procéder comme avec les sociétés spécialisées dans le déménagement des entreprises : démarcher plusieurs prestataires.

Lorsque vous prendrez contact avec ces différents prestataires, vous vous rendrez rapidement compte si vous pouvez avoir confiance en votre interlocuteur : est-ce qu’il s’intéresse à votre entreprise ? Aux spécificités de vos archives ? Est-ce qu’il pose des questions ? Est-ce qu’il répond à vos questions et tient compte de vos demandes ?

Votre entreprise est unique. Vos besoins pour le déménagement de vos bureaux et le stockage de vos archives également. Prenez le temps de trouver un prestataire sérieux qui prendra soin de vos archives : n’oubliez pas que pour des obligations légales, il est nécessaire de prendre soin des nombreux documents reçus ou émis par son entreprise.

Vous voulez en savoir plus sur le service d’archivage proposé par Move Office ? Vous voulez que notre société se charge du stockage de vos archives en plus du déménagement de vos locaux ? N’hésitez pas à vous rapprocher de notre équipe afin d’en savoir plus, mais également pour obtenir un devis. Nous ferons au mieux pour répondre à toutes vos demandes en respectant votre budget ainsi que vos contraintes.