Stockage d’archives
Archivage ou gestion des archives et des documents, externalisation d’archives
On archive pour réutiliser le document plus tard, on archive pour garantir ses droits, pour garder des preuves, pour conserver l’historique
d’un service ou d’un site, pour gagner de la place, des m², pour gagner du temps, ou encore pour se constituer des bases d’informations.
Pourquoi externaliser?
Par manque d’espace, pour affecter sa surface au cœur du métier de l’entreprise aux équipes, aux relations entre les services. Pour atteindre le niveau de qualité requis et garder ce niveau dans le temps.
Pour pérenniser le service, maîtriser les coûts. Pour des paramètres de sécurité, on peut imaginer ne pas mettre les archives dans le même local que l’exploitation.
Pour un stockage temporaire lors de travaux, pour ne pas vous encombrer
Spécificités
Les contraintes administratives, juridiques ou propres à votre politique, impliquent que certaines archives doivent être conservées, cette conservation est réglementée ( un chèque est valable un an et 8 jours, les certificats médicaux 10 ans, les contrats d’assurance automobile ou de locaux pendant 2 ans, les documents relevant de droit des sociétés ou droit social pour 5 ans et un acte de vente est à garder 30 ans).
Il existe aussi des conditions propres à chaque matière, à chaque contenu.)
Prestations, services
Nous réalisons une étude personnalisée de vos besoins en gestion d’archives. Nous mettons en place une procédure, interne et/ou externe, pour déterminer qui fait quoi.
Nous déterminons des classes d’archives, courantes, définitives et intermédiaires. Nous pouvons effectuer un tri, une mise en place de date de fin de vie, de péremption selon vos spécificités. Nous effectuons la destruction, l’élimination selon vos souhaits, puis nous vous envoyons un certificat de destruction.
Nous sommes en mesure d’établir un inventaire. Nous proposons un service de conditionnement, de manutention et de transport en containers appropriés; soit en boite archives, soit en cartons soit sur palettes ou en boxes, sur rayonnages, sur racks ou encore sur tablettes.