Move Office vous donne ses conseils de déménageur professionnel pour être bien préparé et bien organisé, et déménager dans les meilleures conditions.
Déménager son entreprise, même si vous n’avez que des bureaux, n’est pas simple. Réussir son déménagement nécessite de la préparation et de l’organisation, il ne s’agit pas simplement de faire ses cartons !
Bien choisir les nouveaux bureaux de son entreprise
Avant de donner votre préavis et de résilier le bail de vos locaux actuels, nous vous conseillons de trouver d’abord vos futurs bureaux professionnels.
Commencez par définir les nouveaux besoins de votre entreprise, immédiats mais aussi futurs ! Le plus important est de réussir à prévoir la surface qu’il vous faut, ainsi que de définir le type de bureaux que vous souhaitez : un open-space ou de multiples bureaux individuels ?
Faites le point avec vos différents chefs de service, ils auront parfois une vision différente de la votre ! Notre conseil est d’impliquer dès le début vos collaborateurs, la réussite d’un déménagement dépend de chacun ! De plus, une société qui se transforme doit généralement se réorganiser, profiter pour réfléchir à une éventuelle nouvelle organisation.
Occupez-vous ensuite des parties communes : de combien de salles de réunion avez-vous besoin ? Vous faut-il une ou plusieurs cuisines équipées, une salle de repos, un parking ? Il est aussi conseillé de se pencher sérieusement sur les questions techniques. Vous devrez par exemple prévoir le nombre de postes téléphoniques et informatiques, le type de branchements, etc.
Nous vous recommandons également de définir dans quelle zone chercher vos futurs bureaux. Il vous faut sur ce point prendre en compte le temps de trajet de vos employés. Vous pouvez pour cela réaliser une étude d’implantation. Un temps de trajet trop long risque en effet de démotiver vos équipes, et avoir un impact négatif sur votre entreprise.
Réfléchissez aussi au prix et au montant des charges que vous êtes prêts à payer.
Une fois que vous aurez réussi à bien préparer la liste des critères à prendre en compte, vous pourrez vous mettre à la recherche de vos nouveaux locaux !
Lors de vos différentes visites, noter les points positifs et négatifs des locaux que vous découvrez. Pensez aussi aux possibles travaux à prévoir, à leur coût mais aussi au temps nécessaire ! Vérifier notamment les câbles électriques et informatiques, l’installation téléphonique, le chauffage et/ou la climatisation, la sécurité du site, etc.
Une fois que vous aurez réussi à choisir les locaux professionnels qui répondent à vos besoins et que le contrat sera signé, préparez une liste des travaux à effectuer. Vous pourrez alors envoyer votre préavis en prenant en compte le temps nécessaire pour pouvoir rentrer dans vos futurs locaux. Idéalement, le préavis doit être envoyé 6 mois avant de déménager son entreprise.
Réaliser son inventaire et faire le tri
Une fois le déménagement de vos bureaux acté, nous vous conseillons de procéder à un inventaire. Faites la liste de votre mobilier, de votre matériel informatique et de l’ensemble des documents de l’entreprise.
Définissez ce que vous allez emporter avec vous dans vos nouveaux locaux, ce que vous souhaitez archiver ou conserver dans un lieu tiers, et ce dont vous voulez vous débarrasser. Vous devrez aussi songer à ce que vous allez acheter pour vos futurs bureaux.
L’ensemble des salariés devra ensuite nettoyer, ranger et trier son matériel, afin de pouvoir archiver ou jeter le superflu, et de préparer ce qu’il y aura à déménager.
Mobilier et matériel informatique
Plusieurs cas de figure se présentent sur vos meubles et vos appareils informatiques, notamment si vous ne souhaitez pas les utiliser dans vos nouveaux bureaux. S’ils sont en bon état et que vous voulez les conserver pour un usage futur, nous vous recommandons de choisir par la suite une entreprise de déménageurs qui propose un service de stockage et de gestion des stocks.
Si vous ne souhaitez pas les conserver alors qu’ils sont en bon état, vendez-les ! Vous pouvez aussi prévoir de les donner, par exemple à des organisations caritatives. Attention aux données présentes sur vos disques durs ! Notre conseil : assurez-vous auprès d’un professionnel que toutes les données ont bien été complètement effacées avant de les céder.
Si votre mobilier ou votre matériel informatique n’est pas en bon état, votre déménageur devra pouvoir se charger de les détruire, ou mieux, de les recycler ! Il devra dans ce cas vous fournir un certificat de destruction ou de recyclage, avec la liste des items détruits.
Sur ces différents cas de figure, Move Office peut vous accompagner.
Archivage des documents papier
Demander à vos employés de se préparer en faisant le tri dans leurs documents, suffisamment en amont du déménagement de vos bureaux. Vous découvrirez sûrement beaucoup de papiers désormais inutiles, et donc à jeter, mais aussi des documents à conserver.
Si vous souhaitez conserver des documents, mais que vous n’en avez pas besoin à portée de main, notre conseil est d’archiver ces documents. Si vous ne voulez pas encombrer inutilement vos futurs locaux avec ces archives, ou encore pour des raisons de sécurité, nous vous conseillons d’externaliser vos archives.
Move Office propose un service d’archivage. Sur votre demande, nous rapportons vos archives sous 48 heures, ou sous 12 heures avec la formule super express.
Préparer un cahier des charges pour bien choisir son déménageur
Lors d’un déménagement d’entreprise, le cahier des charges est à préparer par vous, pour le remettre aux déménageurs. Ce document leur permettra de comprendre précisément ce dont vous avez besoin.
Vous y présenterez bien sûr votre entreprise : son domaine d’activité, sa taille (nombre d’employés, surface actuelle) voire son organisation, ainsi que les nouveaux locaux (adresse, superficie), et le volume d’affaires à déménager.
Nous vous conseillons de lister le maximum d’informations, et de préciser également le planning prévu, les particularités techniques des sites, le type de matériel et mobilier à transférer, les branchements informatiques à effectuer…
Notre conseil : indiquez aussi les domaines d’intervention du prestataire : emballage, déballage, protection, transport, etc.
Nous vous recommandons de choisir votre déménageur au plus tard 3 mois avant le déménagement de vos bureaux.
Privilégier une société spécialisée dans le déménagement d’entreprise, avec de l’expérience et des témoignages positifs, comme Move Office !
L’entreprise de déménagement démarchée devra réaliser une étude de faisabilité selon votre cahier des charges, afin de définir le volume, le coût, et le temps nécessaire au déménagement, et vous donner un devis. Demandez également un planning prévisionnel, pour que vous puissiez vous organiser.
Informer vos salariés du déménagement des bureaux
Du point de vue légal, vous devez informer les représentants du personnel au moins 3 mois avant la date du déménagement. Mais par expérience, notre conseil est de communiquer auprès de tous les salariés et autres collaborateurs de votre entreprise.
Vous devez laisser le temps à vos équipes de se préparer à déménager, c’est une des clés de la réussite. Préciser-leur clairement qui s’occupe du déménagement dans l’entreprise, afin qu’ils aient un interlocuteur à contacter s’ils ont une question.
De manière générale, nous vous conseillons d’impliquer vos salariés dans toutes les étapes du déménagement, de la préparation au jour J, et même après de faire un point sur la situation et les changements opérés. Déménager les bureaux d’une entreprise est une procédure collective. Vous devez réussir à motiver et impliquer toute votre entreprise, pour assurer une bonne organisation.
Notre conseil est d’organiser une réunion d’information avec tous les salariés concernés et la société de déménageurs environ 10 jours avant le déménagement. Cela vous permettra de préciser l’organisation et le rôle de chacun. Notre recommandation : profitez-en pour donner aux salariés un document qui explique et liste le déroulement du déménagement.
S’occuper des démarches administratives et légales
Vous devrez vous occuper de nombreuses démarches légales et administratives avant le déménagement de votre entreprise.
Commencez par vous intéresser aux lignes téléphoniques et Internet, et prévoyez le transfert ou le changement de numéros de téléphone. Et vous aurez bien sûr à revoir vos contrats d’assurance.
Il vous faudra ensuite modifier l’immatriculation et le Kbis de votre société avec vos nouvelles coordonnées. Si le déménagement concerne le siège social, vous allez devoir le rendre public en publiant une annonce légale dans un journal d’annonces légales habilité, après dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce.
Vous aurez aussi à signaler le changement d’adresse et de numéro de téléphone aux organismes tels que la banque, le centre des impôts, l’URSSAF, la caisse de retraite, la Poste, mais aussi à vos fournisseurs (notamment pour l’eau et l’électricité), prestataires, partenaires et à vos clients. Informez-les suffisamment en avance ! Pensez aussi à modifier vos outils de communication.
Des obligations législatives s’imposent aussi sur le déménagement en tant que tel. Vous devez signer une convention nommée “Lettre de voiture du déménagement” avec la société de déménageurs. Des autorisations à demander en mairie peuvent être également nécessaires pour le stationnement des camions.
Il vous est aussi conseillé de prévoir une déclaration de valeur des biens déménagés (ou une déclaration d’assurance “ad valorem” pour les biens de valeur) afin d’être correctement remboursé de cas de dommage causé par les déménageurs. Sans cette déclaration, vous serez limités au plafond forfaitaire.
Faire un plan d’implantation et étiqueter vos affaires
Le plan d’implantation est un plan des futurs bureaux ou vous aurez précisément indiqué l’emplacement des différents meubles et matériels. L’entreprise de déménagement peut se charger d’élaborer ce plan selon vos indications. Dans ce cas, le plan d’implantation est ensuite validé par le client. Vous pouvez également le réaliser vous-mêmes avec un logiciel spécialisé.
Ce plan permet aux déménageurs de gagner du temps au moment où vous déménager. C’est aussi un plus pour les salariés qui retrouvent leur bureau opérationnel rapidement.
Pour mettre en place ce plan, il vous faudra étiqueter toutes vos affaires (cartons/caisses, mobilier, machines). Ces étiquettes peuvent porter un code simple (écrit et/ou couleur), mais notre conseil est d’utiliser un code informatique (code-barres ou QR code) pour un suivi amélioré !
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur votre déménagement, ou à nous demander un devis, c’est gratuit !