Externalisez le stockage et la gestion de l’archivage de vos documents à Move Office !
Chaque entreprise en France a pour obligation réglementaire de conserver certains de ses documents en les archivant selon différentes durées légales, dépendant du type de pièce concernée.
Mais conserver soi-même ses archives dans ses locaux est complexe. Stocker les divers papiers à archiver peut prendre beaucoup de place, et gérer ces archives exige des ressources humaines et du temps passé à trier et organiser l’archivage de l’entreprise.
Vous devez vous assurer de la conformité des pièces à conserver, des durées légales de conservation suivant les documents, mais aussi assurer l’intégrité physique des archives, leur disponibilité, leur accessibilité, leur traçabilité et leur confidentialité.
Cela implique des contraintes techniques et réglementaires et, même internalisée, la gestion des archives nécessite bien souvent l’intervention d’experts.
Externaliser la conservation des archives représente ainsi un gain de temps, de ressources, d’espace, et donc d’argent pour une entreprise !
Contactez-nous pour obtenir un devis gratuit !
Stockage sécurisé et conseils
Vous pouvez bien sûr vous limiter à un stockage d’archives, que nous proposons. Cela vous permettra déjà de gagner de la place dans vos locaux, et libérera des espaces de travail. Dans les deux cas (stockage ou archivage complet), nous vous fournirons des conteneurs et gérons avec vous l’inventaire et le transport des papiers et autres pièces à archiver.
Cependant l’externalisation totale de la conservation de vos archives d’entreprise nous semble la meilleure solution.
Vous laissez ainsi à des spécialistes le soin de gérer vos documents, qui sauront conserver les différentes pièces en parfait état et en sécurité. Vous diminuez alors fortement le risque d’endommager ou de perdre des archives.
Sur ce point, Move Office vous offre de multiples garanties : contre tout vol et intrusion, humidité ou incendie, et même contre les rongeurs.
Et évidemment, la confidentialité de vos données, stockées dans un bâtiment sécurisé, est assurée !
Vous profiterez également de nos conseils pour définir une stratégie d’archivage efficace, avec un fonctionnement adapté à chaque client selon son secteur d’activité, pour chaque étape de la gestion de vos archives (prise en charge, inventaire, conditionnement, communication, destruction, etc.).
Gestion de l’archivage
Notre collaboration débutera par un audit documentaire. Nous identifierons avec vous les pièces à archiver et les modes de gestion à mettre en place sur tout leur cycle de vie (délai de conservation, modalité d’accès, condition de destruction…).
Nous pouvons conserver vos documents papier, mais aussi vos archives audiovisuelles, sauvegardes informatiques, objets… Quel que soit le support physique, nous vous proposons des solutions adaptées.
Nous proposons de plus la numérisation de vos documents physiques (papiers), pour une dématérialisation totale de vos archives. Plusieurs solutions numériques sont à votre disposition : nous pouvons vous conseiller pour définir le meilleur outil d’archivage électronique pour votre entreprise.
Dans tous les cas, nous vous assurons l’accessibilité de vos archives, en nous engageant à vous remettre toute pièce archivée dans un délai de 2 heures (zone : Île-de-France).
Vous serez alors en mesure de répondre au mieux aux demandes de vos clients, de l’administration, de vos fournisseurs, de la justice ou encore de vos salariés, contrairement à un simple stockage externalisé.
Certaines situations exigent en effet un accès rapide à vos archives : contrôle de l’administration, travaux suite à sinistre, réclamation de client, etc.
De plus, nous garantissons la traçabilité complète de vos documents, avec un historique des mouvements (entrées-sorties) des différentes archives.
Nous gérons également la destruction des pièces arrivées au terme de leur durée de conservation, avec votre accord !
Vous êtes en Île-de-France, et vous souhaitez nous confier la conservation des archives de votre entreprise ? Contactez-nous, nous vous enverrons gratuitement un devis !