Une étude publiée par JLL et CSA identifie les bonnes pratiques à adopter avant, pendant et après un déménagement d’entreprise dans un document intitulé « Déménagement d’entreprise : sous les cartons, la performance ! ».
Réussir un déménagement d’entreprise n’est jamais chose aisée. Il existe cependant quelques bonnes pratiques pour concilier projet immobilier, optimisation des mètres carrés, gestion des cartons, stratégie de la DG, productivité, efficience du management et de l’organisation…
Ce qui est sûr, c’est que tout projet immobilier de cette envergure ne peut s’improviser et doit être bien orchestré.
Tout déménagement s’appuie sur un éventail de leviers stratégiques : lieu d’implantation, types de bâtiment et d’aménagements, équipement technologique, services… Et les DRH et directeurs immobiliers recensent quatre erreurs majeures, qui donnent fréquemment lieu à des difficultés lors de ce type de projet : manque de stratégie, facteur humain insuffisamment pris en compte, absence d’outils de mesure et failles existantes dans la conduite du projet. Le détail de ces quatre grands défis…
La stratégie
Ce projet immobilier doit relever un défi stratégique, à travers la conduite d’une analyse en amont qui permettra de fixer les objectifs et un planning bien précis. Les pièges à éviter : fort enjeu symbolique, manque d’incarnation du projet par les dirigeants, mauvaise appréciation du coût, résistances internes, difficulté à trouver le juste équilibre entre modes de gestion collaboratif et directif…
L’humain
Le projet immobilier est avant tout un projet humain. Il est primordial de prendre le temps d’accompagner ses équipes tout au long de ce changement. Il faut réussir à vaincre d’éventuelles appréhensions ou résistances face au projet. Le top management permet à tous les collaborateurs de s’approprier le projet, de réorganiser les modes de travail, de collaboration, de management. Les erreurs à ne pas commettre : absence de communication conduisant à la cristallisation des craintes, interrogations, fantasmes ; transformation des conditions et de l’organisation du travail sans préparation ; refonte brutale des modes de management ; manque d’investissement dans l’accompagnement…
Le mode projet
L’anticipation permet d’inscrire le projet dans la durée. Le mode projet permet à l’ensemble des populations de l’entreprise de vivre sereinement le déménagement, sans qu’il ne devienne aussi chronophage qu’éprouvant. Les pièges à éviter : délais trop serrés, budget mal appréhendé, manque d’expertise, trop de technicité, manque de méthode pour fédérer en interne les différents métiers…
Le reporting
La réussite du projet de déménagement sur le long terme repose également sur la mise en place d’outils de mesure et de suivi de l’efficacité. Aussi, la mise en place d’outils de mesure permet d’identifier les éventuels points d’alerte, de réagir et de se concentrer sur la notion de bien-être. Car voici là ce qui devrait être une des premières motivations du déménagement : le bien-être des collaborateurs.