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Entreprises : Pourquoi externaliser ses archives ?

Toutes les entreprises possèdent des archives. En effet, certains documents peuvent être archivés, car ils vont resservir plus tard. D’autres doivent être conservés par obligation envers la loi. Les archives permettent également de retracer l’histoire de l’entreprise ainsi que de ses différents services. En d’autres termes, les archives sont incontournables.

Mais en même temps, elles prennent de la place et toutes les sociétés n’ont pas le temps de s’en occuper correctement. Si c’est le cas de votre entreprise et que vous allez bientôt changer de locaux, avez-vous envisagé d’externaliser vos archives ? Découvrez les nombreux avantages de ce fonctionnement.

Un gain de place

Les entreprises qui font le choix de l’externalisation des archives mettent souvent en avant l’argument du manque de place. Bien que de nombreux documents puissent aujourd’hui être conservés sous format numérique, ce n’est pas le cas pour tous. Et les entreprises n’ont pas forcément le budget nécessaire pour numériser leurs archives existantes.

Conserver ses archives dans les locaux de son entreprise peut être très contraignant quand on manque de place. Il faut bien souvent plus que quelques mètres carrés pour les entreposer.

Si vous changez bientôt de locaux, vous pouvez bien évidemment penser à dédier une pièce à vos archives. Mais ce n’est pas forcément une solution, car plus votre entreprise se développera, plus vos collaborateurs auront besoin d’espace pour travailler dans de bonnes conditions. Et dans le même temps, vous aurez besoin de plus en plus de place pour entreposer vos archives.

L’externalisation des archives est encore la meilleure des solutions pour gagner de la place.

Une meilleure maîtrise des coûts

Externaliser ses archives est également une solution très prisée des entreprises qui souhaitent mieux maîtriser leurs coûts.

En effet, comme nous l’avons déjà expliqué, il faut beaucoup de place pour stocker ses archives : vous devrez donc choisir des locaux assez vastes pour contenir votre activité principale ainsi que vos archives, ce qui aura forcément un coût élevé.

De plus, pour garantir une conservation optimale des documents, il n’est pas possible d’entreposer ses archives dans n’importe quelle condition. Votre entreprise devra sans doute faire des frais afin d’équiper la salle des archives, ce qui peut se révéler assez coûteux.

Enfin, pour gérer les archives, il est bien souvent nécessaire d’embaucher un collaborateur, ce qui représente également un coût pour les entreprises.

Externaliser les archives permet de mieux maîtriser ses coûts, car vous n’aurez pas besoin d’une pièce dédiée et d’un collaborateur pour s’en occuper. Si vous faites confiance à Move Office pour le stockage de vos archives, vous saurez exactement combien cela va vous coûter à l’année : un plus, notamment pour les PME et TPE.

Une sécurité renforcée

Le stockage des archives au sein des locaux de son entreprise possède un inconvénient de taille : la sécurité n’est pas forcément optimale. En général, les entreprises qui traitent des données sensibles et confidentielles à longueur de journée préfèrent conserver leurs archives dans un autre local.

Move Office peut se charger du stockage de vos archives : elles seront conservées dans un local parfaitement sécurisé.

Faciliter le déménagement d’entreprise avec le stockage externe des archives

Le déménagement de votre entreprise approche et vous ne savez pas ce que vous allez faire de vos archives pendant le changement des locaux ? Vous pouvez opter pour une externalisation temporaire de vos archives. C’est justement un service que nous proposons chez Move Office. Quelques semaines avant votre déménagement, nous viendrons dans vos bureaux afin d’identifier vos besoins.

Nous pourrons ensuite nous charger du transport et du stockage de vos archives dans nos locaux sécurisés. Le petit plus ? Sur simple demande, nous rapportons les archives dans vos nouveaux bureaux sous 48 heures environ (et même moins de 12 heures si vous choisissez la formule super express). Si vous hésitez à externaliser vos archives, car vous en avez régulièrement besoin, il s’agit donc d’une très bonne solution de stockage : externe, mais flexible.