Vous aviez pour projet un déménagement d’entreprise ? Un aménagement de bureaux ? Le transfert de vos archives ?
La crise sanitaire et économique du COVID-19 que nous traversons impose des mesures strictes, qui repoussent l’ensemble des projets d’entreprises. Pas de panique : si vous ne pouvez pas agir aujourd’hui, vous pouvez anticiper pour demain. Pendant toute la durée du confinement, Move Office se tient à votre disposition pour échanger sur vos projets, pour mieux vous aider à les réaliser prochainement.
Pour préparer votre déménagement d’entreprise post-confinement, voici nos 5 conseils clés.
Prenez le temps de choisir votre mobilier
“Difficile de se projeter avec le confinement”, “on ne peut pas vraiment préparer notre transfert d’entreprise”… Et si au contraire, cette période était mise à profit pour anticiper des tâches parfois secondaires ?
Le choix du mobilier en entreprise est essentiel pour assurer un cadre et un confort favorable au bien-être des collaborateurs. A partir de votre mobilier actuel, posez-vous les bonnes questions :
- Quels sont les objets inutiles, qui encombrent l’espace aujourd’hui ?
- Les postes de travails actuels (chaises, tables…) seront-ils adaptés aux nouveaux bureaux (taille, place, couleurs…) ?
- Quel type de nouveau mobilier pourrait être à la fois fonctionnel, ergonomique, durable et qualitatif pour mes équipes ?
- Et s’il était temps d’affirmer la personnalité et le style de l’entreprise à travers du mobilier qui lui correspond ?
Le mobilier est un investissement sur le long terme. Il reflète le cadre et l’ambiance que vous souhaitez définir pour votre entreprise. Même confinés, le choix des meubles peut se faire par Internet. Un architecte d’intérieur peut même vous aider à distance.
Enfin, pourquoi ne pas miser sur une sélection de meubles collaborative, en impliquant vos collaborateurs dans la décision finale ?
Impliquez vos équipes au long du processus
Déménager est un projet qui se vit collectivement : en ces temps si particuliers, il peut aussi être préparé en impliquant vos équipes !
Que ce soit pour le choix du futur mobilier, des suggestions d’idées pour l’organisation des postes de travail…Vos collaborateurs peuvent participer.
Au-delà du simple fait de les informer, les écouter et communiquer sur ce futur transfert, leur implication peut être plus forte. Tant sur l’aspect logistique, matériel ou humain, pensez à donner la parole à vos équipes.
Organiser une visite virtuelle si cela est possible, permettre à chacun de voter pour les futurs meubles, proposer un plan de bureau pour aider à se projeter… Grâce à des outils collaboratifs comme Slack, n’attendez pas de retrouver vos équipes en réel pour leur partager les grandes nouvelles liées au déménagement d’entreprise.
Réfléchissez à l’organisation de vos archives
Quand on pense “déménagement”, on pense aux locaux, aux collaborateurs, au matériel… Mais qu’allez-vous faire de vos archives ?
N’attendez pas la reprise normale de votre activité pour anticiper l’organisation de vos archives. S’il est compliqué de faire les cartons ou votre inventaire d’archives à distance, vous pouvez néanmoins commencer par :
- Estimer votre budget pour un déménagement sur mesure
- Répertorier les sociétés de déménagement d’archives de votre région
- Prendre contact avec elles, pour réaliser un premier échange et obtenir un devis gratuit
A ce sujet, Move Office se tient disponible et réactif pour vous accompagner. Déménagement de bureaux, stockage d’archives… Sur Paris et l’Ile-de-France, nous vous proposons un service sur-mesure qui vous fera gagner du temps dès la sortie du confinement !
Préparez la mise à jour de vos documents professionnels
Vous avez d’ores et déjà l’adresse de vos nouveaux bureaux ? Ne perdez pas de temps et pensez à la déclarer aux administrations françaises et à toutes vos parties prenantes.
Partenaires, prestataires, clients, collaborateurs… Une communication par e-mail peut être pertinente pour informer tout le monde. N’oubliez pas : votre site internet doit aussi être mis à jour !
Si vous n’avez pas encore votre future adresse professionnelle, rien ne vous empêche d’anticiper. Vous pouvez commencer par lister l’ensemble des personnes qu’il faudra informer, les supports où figure l’adresse à modifier…
Avec cette organisation, vous favorisez un processus plus agile, pour être réactif lors du changement d’adresse. L’identification des supports commerciaux ou de communication à mettre à jour peut aussi vous guider sur les outils à retravailler ou à moderniser.
Entourez-vous de partenaires Humains (même à distance !)
Plus que jamais, être entouré de partenaires de confiance est essentiel. Le déménagement d’entreprise est une grande étape pour toute société. Encore plus quand ce projet englobe du transfert d’archives, de l’aménagement de bureau, des prestations de destruction de documents, etc.
Savoir s’entourer, c’est d’abord être écouté. Pour préparer votre déménagement d’entreprise post-confinement, pensez à échanger avec des sociétés de déménagement, des aménageurs ou des architectes d’intérieurs qui sont réactifs, à l’écoute, prêts à s’organiser pour vous accompagner dans les meilleures conditions.
Les meilleures collaborations sont celles qui misent sur l’Humain : entourez-vous de partenaires qui comprennent vos enjeux, vos conditions et qui sauront vous proposer une solution sur-mesure.
Un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas. Pour être accompagné par une équipe qui place l’Humain, la réactivité et le sur-mesure au cœur de ses priorités, contactez-nous. Move Office est à votre écoute pour anticiper vos projets dès aujourd’hui, afin de mieux agir demain.